6.1.3. Потенциал
организационно-коммуникативного аспекта
управленческого труда
Бритченко И. Г.
Труд вообще делится на физический и умственный, но деление это условное, так как в чистом виде он не существует. Физический труд не может осуществляться человеком без мыслительного процесса, а умственный труд содержит элементы физического. Поэтому правильно говорить о преимущественно физическом или умственном труде. На практике работники умственного труда, например, до 5% своего времени заняты физическим трудом.
Управленческий труд – одна из разновидностей умственного труда. Он связан с преобразованием информации и принятием решений.
Обычно умственный труд делят на три вида. К первому относят труд, результатом которого является готовый продукт в виде книг, картин и других произведений науки и искусства, которые существуют отдельно от их создателей. Второй характеризуется тем, что продукт его труда неотделим от трудового акта (например, у лектора, преподавателя, артиста и т.д.). Третий связан с материальным производством, работники этого вида труда непосредственно заняты в производстве материального богатства.
Все три вида умственного труда присущи управленческому. Действительно, управленческое решение, как продукт в сфере управления, существует отдельно от того, кто его выработал в виде приказа, распоряжения, инструкции и т.д. Руководитель, доводя до исполнителей свое решение, выступает как лектор, пропагандист и т.д. В данном случае налицо второй вид умственного труда. Наконец, третий вид умственного труда подчеркивает управленческий труд как особый в управлении общественным производством [см. §5.1].
Управленческий труд по Й. Кхолу состоит из «суммы управленческих процессов, т.е. мероприятий, с помощью которых управленческий работник обеспечивает реализацию отдельных задач или проблем, которые мы можем назвать управленческими ситуациями» [71, с.34]. Далее он отмечает, что «управленческий процесс распадается на фазу принятия решений и на фазу коммуникативного действия, причем только во второй фазе возникают социальные связи между управляющими и управляемыми, является исходным моментом трактовки структуры управленческого труда» [71, с.47].
По Й. Кхолу назначение коммуникационного действия управленческого работника как специфического выражения конкретного акта поведения заключается в обеспечении оптимальной реализации принятого решения. Таким образом, фаза коммуникационного действия выступает в роли инфраструктуры системы управления как его вспомогательного элемента, как способов и средств, направленных на реализацию главного в управлении, – принятия решений. Но не только это вытекает из сущности фазы коммуникационного действия, рассматриваемого в широком смысле в качестве исходного момента трактовки структуры управленческого труда. Фаза коммуникативного действия включает две главные подсистемы: подсистему управленческих работников и подсистему социальных связей между управленческими работниками.
Управленческих работников при этом можно разделить на четыре категории:
1) полностью занятые управленческим трудом от принятия решений до организации учета и контроля (руководители и их заместители учреждений, предприятий, их структурных подразделений, а также руководители подразделений, относящихся к производственному персоналу). Общими функциями, составляющими содержание их управленческого труда, являются объединение и координация деятельности людей, направленных на прогнозирование, постановку цели, сбор и анализ информации, принятие и осуществление решений;
2) частично занятые выполнением управленческих функцией (диспетчеры аппарата управления, инспекторы, ревизоры, табельщики, учетчики, нарядчики, бухгалтеры, счетоводы-статистики, операторы счетномашинных станций). Они занимаются сбором, обработкой, хранением и анализом информации, организации учета и контроля;
3) секретари, делопроизводители, машинистки, рабочие и служащие, обслуживающие аппарат управления и относящиеся к вспомагательному персоналу. Труд их связан с управленческими делами, но сами они собственно управленческих функций не осуществляют;
4) специалисты предприятий, организаций и их структурных подразделений (инженеры, техники и другие, частично занятые управленческим трудом, частично научно-технической подготовкой производства) [6, с.181-183].
В обществе управленческий труд выступает в качестве всеобщей социальной функции. Как отмечает В.Г.Афанасьев, «управление не может быть сведено к одной из управленческих функций, так же как и управленческий труд – к ее реализации. Только все функции в их единстве и взаимосвязи характеризуют социальное управление, равно как и все основные виды управленческого труда, вытекающие из реализации этих функций, опять-таки в единстве и взаимодействии, характеризуют управленческий труд как специфическую форму деятельности человека – субъекта управления. И отнюдь не случайно некоторые исследователи считают, что существует относительно самостоятельная функция руководства, интегрирующая все другие функции в единственный ансамбль системы» [6, с.128-129].
Так, Г.Х.Попов пишет, что «интегрирующую функцию в управлении мы называем руководством. Оно призвано объединять в ансамбль и планирование, и организацию, и мотивацию. Именно оно призвано преодолевать диспропорции между отдельными функциями управления. На практике к функции руководства относят иногда и частные функции, например, контроль или установление целей. Но теоретически функция руководства – это именно функция синтеза, интеграции. Функция руководства – это как бы мозг всего управления, его центральная нервная система. Поэтому все прочие функции можно назвать функциями частными» [89, с.148-149].
Выше мы рассмотрели общие функции управления, которые осуществляются любой управляющей подсистемой при управлении любой управляемой без учета ее специфики. Эти функции, отражающие субъект управления (черты самого управления), называются организационными в отличие от функций хозяйственных, отражающих объект управления. В ГОСТ 24525.0-80 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Основные положения» даются следующие типовые элементы управленческого цикла, общие для всех функций: прогнозирование и планирование; организация работы; координация и регулирование; активизация и стимулирование; контроль, учет и анализ. Сопоставление этого выбора общих функций с предложенными разными учеными, приведенными выше, показывают, что все они в конечном итоге могут быть сведены к функциям предварительного, оперативного и заключительного управления.
При определении перечня конкретных функций тот же ГОСТ 24525.0-80 рекомендует руководствоваться типовым составом, допуская объединение или расчленение отдельных функций с учетом масштабов специализации и структуры объекта. Следует отметить, что различные авторы по-разному называют эти функции: специальными, специализированными, специфическими и т.п. Приведем пример специальных функций. Для планово-экономического отдела организации характерны следующие функции: планирование, учет и анализ использования средств на капремонт основных фондов; планирование, учет и анализ объема реализованной и товарной продукции; планирование технико-экономических показателей; планирование себестоимости; планирование отдельных позиций плана себестоимости: топлива, амортизации, прочих денежных затрат, всего сводного плана себестоимости по смете.
Эти специальные функции управления являются результирующей взаимодействия подсистем целевых и функциональных системы управления, основными из которых являются соответственно «Управление выполнением программы» и «Перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование». А что в таком случае выступает в качестве обеспечивающей подсистемы? Согласно ГОСТ 24525.0-80 сюда относятся информационное и правовое обеспечение, нормативное хозяйство, делопроизводство и оснащение оргтехникой, другими словами все то, что можно отнести к инфраструктуре управления. Относится сюда, на наш взгляд, и коммуникационное обеспечение (приложение 2).
Поэтому одну из разновидностей управленческого труда – труда по сбору и преобразованию информации, т.е. информационного труда, следует также отнести к инфраструктуре управления. Информационная функция, как и коммуникационная (в широком смысле это одна функция – коммуникационная), присуща всем стадиям управления, ибо без информационного труда невозможно реализовать любую другую функцию. Только посредством информационного труда данные преобразуются в информацию, необходимую для принятия решения.
Одним из принципов классификации функций управления Г.Х.Попов называет «управленческий технологический, в соответствии с которым выделяются функции сбора информации, анализа, принятия решения и т.д.» [89, с.151]. Таким образом, информационную и коммуникационную функции можно отнести к разряду управленческих технологических.
Мы привели в качестве примера специальные функции деятельности работников ПЭО, включающего сектора ТЭП (8 человек), стоимостных показателей (6 человек), смет и цен (5 человек), у которых годовая трудоемкость обработки и оформления документированной информации составляют соответственно 17939 чел.-ч, 13968 чел.-ч, и 9292 чел.-ч при общем количестве показателей в документах, обрабатываемых в секторах, 41525, 265536 и 13256. Для полноты характеристики информационного труда этих работников отметим, что в среднем по отделу подготовительно-заключительное время в бюджете рабочего дня (получение, поиск и подбор документации, получение задания и др.) составляет 7,8%, оперативное время (выполнение расчетных и описательных работ, беседы по телефону, консультации у других работников и др.) – 84,6%, потери рабочего времени – 1,3%, средняя непрерывность трудового процесса (общее время работы, деленное на количество записей о действиях работника в течение дня) – 45,8%, коэффициент дисциплины труда (разность между единицей и величиной, получаемой при делении потерь времени, зависящих от работника, к общему времени наблюдения) – 0,93.
С целью более широкого изучения потенциала организации труда работников отдела анализ трудовых операций необходимо дополнить исследованием системы коммуникационных связей между работниками. Базой для этого служат данные хронометража работников отдела и их социометрические характеристики о межличностных коммуникациях в процессе работы.
На основании построения социограмм индивидов, секторов ПЭО была построена общая социограмма отдела (рис.6.4). При этом для простоты не учитывались коммуникационные связи отдела с окружающей средой. На схеме числами обозначены работники отдела: 1 – начальник отдела; 2 – зам.начальника отдела; 3 – начальник сектора (старший инспектор) технико-экономического планирования (ТЭП); 4 – начальник сектора (старший инженер) себестоимости и прибыли; 5 – начальник сектора (старший инженер) смет и цен. В сектор ТЭП входят работники 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13; во второй сектор – работники 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20; в третий сектор – работники 21, 22, 23, 24, 25.
Схема социограммы отдела построена на основе опроса работников, как часто они контактируют друг с другом (раздавался работникам специальный вопросник). В результате были определены группы, в которых индивиды контактируют чаще друг с другом. При этом линии (связи) на социограмме обозначают регулярные или устойчивые каналы связи. Некоторые контакты двусторонние, а некоторые – односторонние. Линии с двумя стрелками связывают индивидов 1 и 15, 6 и 3 и т.д., тогда как однонаправленные связи действуют между индивидами 1 и 16, 6 и 7 и т.д. Линии с одной стрелкой изображают однонаправленные коммуникативные контакты. В действительности некоторая часть контактов, определенных в результате анализа хронометражных наблюдений и названных односторонними, по-видимому, иногда включали значительную долю взаимных контактов, поскольку трудно выработать критерии, позволяющие четко проводить различия между взаимной и однонаправленной коммуникациями.
Основными классификационными признаками, позволяющими выделить группы в социограмме отдела, являются: 1) частота связей (контактов) индивидов; 2) целенаправленность контактов между индивидами, т.е. направленность на выполнение какой-либо функции или комплекса функций (например, планирование отдельных позиций плана себестоимости: топлива, амортизации, прочие денежные затраты и всего свободного плана себестоимости по системе).
В отделе определены шесть основных групп: А, Б, В, Г, Д и Е. Выделена дополнительная группа Ж. Группа – это система, элементы которой относительно чаще взаимодействуют и обладают некоторой целенаправленностью.
Группа А составлена из элементов 4, 14, 15, 26, 17, 18, 19, 20; группа Б – из 3, 6, 9, 12, 13; группа В – из одного элемента 11; группа Г – из 7 и 8; группа Д – из 5, 21, 22, 24, 25; группа Е – из одного элемента 23; группа Ж – из 1 и 2, является «связной» группой.
Рис. 6.4. Схема социограммы работников планово-экономического отдела
В социограмме отдела индивиды 6 (балансы), 21 (объем капитальных ремонтов), 7 (объем реализованной и товарной продукции) служат «мостиками», поскольку они принадлежат одной коммуникативной группе и связывает ее с другой, соответственно: группой Г элемент 7, группой А элемент 14, группой А элемент 18 и 19, группой А элемент 15, группой А элемент 14.
Группы В и Е состоят из одного элемента, соответственно 11 и 23 и выступают «изоляционистами»: у них мало контактов в секторах, где они работают. Причем, частота, устойчивость контактов у этих элементов различная. Можно считать, что элемент 23 «забронировал» себе место в секторе хотя бы потому, что одной из его функций является организация прейскурантного хозяйства, необходимого атрибута работы всего сектора. Что же касается элемента 11, то он имеет более устойчивую связь (их функции взаимозависимы) с элементом 18 группы А. Связь же его с элементом 19-й группы можно считать случайной, вызванной взаимозаменяемостью (элемент 19 производил расчет удельно постоянных затрат по центральному предприятию электрических сетей в силу обстоятельств как исключение).
Группа Ж является «связной» группой. Назначение ее состоит в том, что она объединяет на межличностной основе все остальные группы системы, тогда как сама она не принадлежит ни к одной.
Индивиды 1 и 2 в построенной социограмме отдела связывают группы и составляющие их элементы: А (4,14,15), Б (3,6,10), В (11) и Д (5,21). Если «связную»группу удалить из сети, то последняя станет менее интегрированной и взаимосвязанной.
Наложением схемы неформальных связей социограммы на формальную организационную структуру отдела определим степень их соответствия друг другу.
Сектор ТЭП включает 9 работников. Анализ коммуникативных связей в этом секторе позволил выделить три группы – Б, В, Г.
Группа Г состоит из двух индивидов (7 и 8). Основная функция их работы включает планирование, учет, анализ и отчет объема реализованной и товарной продукции энергосистемы. Индивиды 7 и 8, работая в секторе, образуют полуизолированную диаду, поскольку почти не контактируют с остальными работниками.
Наличие диады 7 и 8 в отделе можно объяснить свойством целостности системы.
Таким образом в части группы Г формальная структура мало корреспондирует с неформальной.
Группа Б состоит из индивидов (3,6,9,10,12,13), все они работники сектора ТЭП. Анализ содержания работы этих индивидов и коммуникативных связей, способствующих ее реализации, говорит о их соответствии и целенаправленности выполнения функции планирования технико-экономических показателей энергосистемы. Поэтому можно сказать, что группа Б (3,6,9,10,12,13) соответствует формальной структуре сектора.
Группа А (4,24,15,16,17,18,19,20) также соответствует формальной структуре (все ее элементы принадлежат одному подразделению), поэтому формальная структура прямо корреспондирует с неформальной.
Как и группа Б, группа А располагает определенным потенциалом для увеличения объема и разнообразия своей работы (планирование себестоимости). Это относится к элементам 17, 19 и 20 .
Работа индивидов группы А (5, 21, 22, 24, 25) носит изотропный характер (проверка смет на капитальный ремонт). Большое разнообразие в работе по сравнению с другими индивидами группы (за исключением индивида 5) имеет индивид 21, которому оказывает некоторую помощь элемент 25.
Интересно отметить, что формальная структура сектора смет и цен состоит из двух неформальных – групп Д и Е. Казалось бы, ни о какой корреспонденции здесь не может быть и речи. Однако проведенный анализ коммуникативных связей не выявил никаких дисфункций между этими группами. Более того, существующие связи играют в секторе определенную роль.
Анализ коммуникативных связей между секторами показывает, что имеется устойчивая связь между индивидами 16, 18 и 11 (в части разработки планов удельно-постоянных затрат). Поэтому их можно выделить в отдельную группу в составе отдела для более эффективной работы (подчинить индивиду 2).
Существующие коммуникативные связи должны осуществляться под влиянием начальников секторов, а не существовать опосредованно.
Индивид 4, например, контролирует связи между индивидами 18 и 14 с одной стороны и «связной группы» с другой, но из его поля зрения выпадает связь между индивидами 15 и 1. Точно также из поля зрения индивидов 5 и 3 соответственно выпадает связь между индивидами 21 и 1, между диадой 7, 8 и индивидом 11.
Анализ коммуникативных сетей, под которыми понимаются социологические группы, имеющие свои схемы взаимного обмена информацией, показывает, что: 1) сети возникают спонтанно, постепенно меняются, определяют поведение людей так же, как и формальная структура; 2) формальные коммуникативные сети накладывают ограничения на поведение работников отдела, они менее структурированные, следовательно, менее предсказуемы; 3) устойчивые связи развиваются по мере того, как потоки сообщений приобретают регулярный характер; 4) психологический климат в отделе проявляется на работников через коммуникативные связи; 5) совершенствование труда работников отдела надо начинать с тех, у кого более слабые связи с другими работниками. (Возможно, это проявление психологического аспекта или влияния непосредственного контакта с руководителем отдела, или то и другое вместе взятое).
Управленческий труд как специфическая форма деятельности человека, коллектива людей, явление многоаспектное. Нас интересуют его организационно-коммуникативные аспекты. Поэтому важно определиться с терминологией.
Под термином «организация» будем понимать его атрибутивное, вещественное и функциональное значение [58, с.35-38]. Так трактует его и В.Г. Афанасьев, рассматривая вначале вещественное значение: «Термин «организация» употребляется в основном в трех значениях. Во-первых, под организацией понимается какой-то объект, система, обладающая сложной внутренней структурой (производственная организация – предприятие, научно-исследовательская организация, творческая организация и т.д.). Во-вторых, как состояние упорядоченности, порядка той или иной совокупности предметов и явлений, как внутренняя форма, структура системы. В-третьих, как деятельность органа, человека по созданию состояния упорядоченности, по созданию целостной системы, как организационная работа»[6, с.101-102].
В связи с этим в выражении «организация коммуникации» понятие «организация», выступающая в атрибутивном значении, означает по Я.Зеленовскому [58, с.37] такое взаимоотношение частей (коммуникации) между собой и с составленным из них целым (самой коммуникацией), что эти части содействуют успеху целого. А это уже закономерность организационного аспекта.
Рассмотрим другое интересующее нас выражение «организационная коммуникация». Так как три значения термина «организация» как явление сосуществуют одновременно, то понятие «организационная коммуникация» включает не только вещественное (коммуникация в организациях, как было отмечено выше), но также атрибутивное и функциональное значения.
Семантическая сторона рассмотренных терминов и выражений, применяемых в системе управления, приводит к выводу, что организационный и коммуникативный аспекты управленческого труда необходимо рассматривать в единстве, как целое, ведь «достаточным условием организации в отношении цели является связь, а точнее связь, реализованная с учетом общей цели» [58, с.66]. Единым поэтому будет и их эффект.
Организованная коммуникация вместе с разделением и кооперацией труда между работниками ведут к дополнительному организационному эффекту. Г.Х.Попов по этому поводу замечает: «Не просто разделение труда, а разделение плюс кооперация – прямо и сознательно устанавливаемая в ней связь участников производства – рождают дополнительный эффект» [89, с.14].
Если цели и средства деятельности согласованы, структура коммуникаций соответствует формальной организационной структуре, подбор кадров таков, что их коллективные действия организованны, то организационно-коммуникативным эффектом «можно назвать тот дополнительный полезный результат, который получен при хорошо организованной коллективной деятельности, или положительную разность между прибылью от достигнутого при этом результата и той прибылью, которая может быть получена при простой сумме взаимных усилий» [89, с.54].
Однако следует предостеречь от преувеличения роли организационно-коммуникативного аспекта, который должен органически увязываться с другими аспектами, так как конкретное управление комплексно. В.Г.Афанасьев пишет: «Преувеличение роли организации не новое явление. В свое время это делал, например, А.Богданов, который писал: «…У человечества нет иной деятельности, кроме организационной, нет иных задач, кроме организационных». Но тем не менее отметим, что организационный труд – это основной вид управленческого труда, связанный с реализацией функции организации, представляет собой совокупность операции по формированию коммуникаций, по созданию состояния упорядоченности субъекта и объекта управления, отношений соответствия субъекта объекту, системы информации, прямых и обратных связей и др.
Раскрытие организационно-коммуникационного эффекта потенциала управленческого труда лежит через закономерности наличия у целого новых свойств, отличных от свойств составляющих его элементов; закономерности основного звена (также узкого звена); закономерности адекватности формальной организационной структуры системе коммуникативных связей между работниками; закономерности проявления более сильных связей между элементами организации как системы, чем между этими элементами и окружающей средой и др.
Эти закономерности в управленческом труде проявляются через систему конкретных требований, основными из которых являются следующие:
1) единство целей и средств их достижения;
2) согласованность уровня организации индивидуальных действий с уровнем организации совместных действий;
3) приспособленность численности коллектива к структуре процесса деятельности;
4) подчинение каждого работника со своей специализацией организованному целому, составной частью которого он является;
5) преодоление внутренних конфликтов и использование их в интересах организационного целого.