5.2. Нормирование управленческого труда

Бритченко И. Г.

Управленческий труд характеризуется разделением и кооперацией. Оценкой его меры является рабочее время. Поэтому нормирование заключается в определении необходимых затрат рабочего времени на выполнение управленческого процесса или его элементов. Важно сокращать затраты управленческого труда. Этого можно добиться путем совершенствования организационной структуры управления, системы информации, технологии управления, создания благоприятных условий труда и т.д. Чтобы целенаправленно вести работы по сокращению трудоемкости управления, необходимо располагать объективными критериями эффективности управленческого труда. Однако среди специалистов на этот счет имеются различные точки зрения. Не вдаваясь в полемику, отметим, что мы согласны с теми учеными, которые считают, что понятие «эффективность управленческого труда» шире понятия «экономическая эффективность», так как первое включает еще и социально-политические аспекты управленческой деятельности. В целом же эффективность управленческого труда характеризуется отношением конечных его результатов к затратам живого и овеществленного труда на функционирование процессов.

Однако необходим дифференцированный подход к оценке труда менеджеров высшего, среднего и низшего звена в соответствии с их полномочиями и ответственностью. Очевидно, показатели оценки труда должны отражать: для менеджеров низшего звена – объем выполняемой работы в установленные сроки и т.п.; для менеджеров среднего звена – объем и сроки выполнения работ подчиненных структурных подразделений; для менеджеров высшего звена – прибыль, годовой экономический эффект и др.

На основе разработки норм (время для выполнения какой-либо работы или ее элемента) и нормативов труда (закономерности, выражающие зависимость величины затрат труда от изменений влияющих на них факторов) можно рассчитать полную трудоемкость системы управления и ее элементов, численность работников, эффективность их труда и степень загруженности, а также эффективность самих мероприятий по совершенствованию организации управления с применением технических средств и без них. Успешное решение задач нормирования требует соответствия норм общественно необходимым затратам труда, внедрения достижений науки для обеспечения соответствия норм реально достижимой производительности труда при полном использовании располагаемых резервов, а также предполагает комплексный охват нормами всего объема управленческих работ.

Содержание работ, связанных с нормированием управленческого труда, включает постановку целей, выработку требований к нормам и выбор методов нормирования на основе исследований и анализа характера труда по функциям управления в условиях их выполнения. После этого приступают к проектированию технологии управленческих работ, отвечающих прогрессивным организационно-техническим условиям применительно к данной организации. В процессе проектирования выявляется степень детализации их технологии, критерием которой служит необходимость регламентации элементов содержания труда и условий, влияющих на величину затрат. Затем приступают непосредственно к расчету норм. Если нормативы отсутствуют, то нормы рассчитывают путем прямого изучения содержания управленческих процессов и измерения их трудоемкости. Завершается работа внедрением норм и расчетом экономической эффективности, а также разработкой мероприятий по их совершенствованию с изменением организационно-технических условий.

Следует учитывать, что труд управленческих работников в основном творческий, а творческие процессы, протекающие по специфическим законам, не поддаются внешнему контролю. Необходимость учета сложности, интенсивности и качества управленческого труда усложняет его нормирование. К тому же во многих случаях невозможно заранее четко определить содержание и порядок выполнения работ. Приток новой информации, влияющий на трудоемкость их выполнения, небольшой. В этом случае приходится довольствоваться средними величинами затрат труда, установленными путем научного анализа и принятыми как общественно необходимые.

Особо в теории нормирования стоит проблема нормирования труда руководителей. Его содержание отличатся большим разнообразием и незначительной повторяемостью. Объем выполняемых руководителями работ не поддается учету и оценке. Степень их загрузки к тому же сильно колеблется, поэтому здесь в основу берется не трудоемкость работ, а трудоемкость оптимального их объема, который может быть выполнен при нормальной интенсивности труда и полном использовании рабочего времени.

Показатель рациональности затрат рабочего времени руководителя подразделения можно K_p.c. определить по формуле:

где m – количество элементов структуры рабочего времени; S_фі, S_ні, – соответственно фактические и нормативные значения удельного веса j-того элемента структуры затрат рабочего времени в общем фонде рабочего времени руководителя (основными из которых являются его затраты на выполнение организационно-административной, творческой, технической, подготовительно-заключительных работ; на отдых и личные надобности; на повышение квалификации).

При нормировании труда управленческих работников применяются следующие основные виды норм: времени (выработки), обслуживания, управляемости, а также нормативы численности. На основании норм времени (выработки) устанавливают численность работников аппарата управления, за которыми закреплены периодически повторяющиеся и регламентированные работы.

Прямому нормированию труда поддается труд обслуживающего персонала. Рассчитываются нормы времени Н_вр на выполнение операций трудового процесса по формуле

Здесь Т_щп – оперативное время (сумма основного и вспомогательного времени для выполнения единицы объема работы); ПЗ – сумма времени на подготовительно-заключительные работы.

Численность работников определяется по формуле , где Ч_яв – явочная численность работников; Т₁ – трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по нормам на квартальный объем работ; Т₂ – затраты времени на планируемые работы; Ф_рв – фонд рабочего времени одного работника на квартал.

Для расчета численности операторов пользуются формулой Ч_маш = М / (ТП). Здесь М – годовой объем работ в учетных страницах; Т – действительный годовой фонд времени (ч); П – норма выработки продукции.

Нормы выработки установлены от 22 до 55 страниц за смену (8,2 ч) в зависимости от сложности текста и интервалов между строками.

Численность ротаторщиков (сдельщиков) Ч_р определяется по формуле Ч_р = Т_нЛ_сДК / 60, где Т_н – норма времени для среднего тиража документов, размноженных на ротаторе (мин); Л_с – среднее количество листов в одном документе; Д – количество документов, проходящих через ротаторную в год; К – коэффициент, характеризующий увеличение (уменьшение) количества и среднего листажа документов, проходящих через ротаторную в планируемом году по сравнению с отчетным.

В настоящее время «крупные предприятия, как правило, захлебываются в собственном «документообороте». Доподлинно оценить текущую ситуацию почти невозможно – многоуровневая структура невероятно тормозит движение информации и делает предприятие «дремлящим» и … беззащитным в своей мощи. Оно зачастую не успевает реагировать на внешние и внутренние изменения, и значительная часть потенциала просто уходит «в песок». И все это справедливо. Для предприятий, где нет единой информационной инфраструктуры». [40, с.14].

Нормы обслуживания характеризуют обслуживание определенного количества материалов, документов и т.д., закрепленными за работниками аппарата управления. Это могут быть учетчики, кассиры и др. Важно рассчитать нормы управляемости (число подчиненных, которое целесообразно закрепить за одним менеджером). Рекомендуется для первого руководителя иметь 10-12 подчиненных ему заместителей и других работников. На практике так и бывает. Но это не значит, что у отдельного руководителя не может быть и 20, 25 подчиненных. Все зависит от способности руководителя, характера и условий самой работы.

Известна формула французского консультанта по управлению В.А.Грайкунаса зависимости количества подчиненных (n) от количества возможных отношений (f): f = (2n/2+n-1). Согласно этой формуле при трех подчиненных число возможных отношений составляет 18, при пяти – 100, при шести – 222 и т.д. Однако практика опровергает эту зависимость Грайкунаса. По его теории у руководителя может быть не более 3-4 подчиненных. Но формула не учитывает характера отношений, загрузки руководителя и т.д.

Для определения норм управляемости необходимо изучить структуру затрат рабочего времени нормируемой группы менеджеров, определить факторы, влияющие на число исполнителей и пр. В самом общем виде можно предложить следующую формулу расчета численности управленческого аппарата: Н = КХ^А, Y^B, …, P^N, где N – искомое значение функции (норматив численности); К – постоянный коэффициент связи норматива с численными значениями факторов; А, В, …, N – показатели степени влияния соответствующих аргументов (факторов); X, Y, …, P – известные значения аргументов (факторов). (Численные значения всех величин определяются эмпирически, на основе опытного материала).

Предложена следующая нормативная зависимость для определения численности работников делопроизводства:

Здесь Н_Д – норматив численности работников, занятых общим административным делопроизводством; Д – годовой документооборот (общее количество входящей и исходящей документации в год с учетом тиражности всех получений и отправлений, а также внутренней распорядительной документации предприятия); Р_П – численность всего персонала.

Норматив численности курьеров определяется по формуле

где Н_МОП – нормативная численность курьеров в организациях; Д – объем документооборота в год; С_в – количество структурных подразделений в организации.

Постоянные коэффициенты 0,000177 и 0,0014 отражают средний уровень производительности труда работников, ведущих делопроизводство. Основными их функциями являются прием, регистрация, учет и распределение документов по исполнителям, контроль за сроками исполнения, размножение, оформление и отправка исходящих документов, группировка исполненных документов в дела, подготовка дел к сдаче на хранение в архив, контроль за исполнением приказа руководства и пр. Объем работы у работников сферы делопроизводства (инспекторов канцелярий, делопроизводителей, секретарей, стенографисток, архивных работников и др.) зависит от объема документооборота. Из приведенной выше формулы можно установить, что численность соответствующих работников в банках составляет до 30 человек.

Эти формулы оценивают численность только работников сферы делопроизводства. Недостатком является также то, что они учитывают лишь три фактора, влияющие на численность работников, и не учитывают (а это главное) внутренних процессов, протекающих в функционировании документов, процессом со случайным характером как потока документов, так и трудоемкости их обработки и оформления. Поэтому необходим подход к оценке численности управленческих работников с позиции теории вероятностей. Наиболее перспективным методом определения численности аппарата управления является использование теории массового обслуживания. Она оперирует понятиями «поток требований» и «система обслуживания». Эта теория позволяет в принципе определить оптимальное число исполнителей и степень их загруженности работой.

Прохождение документов внутри компаний – классический пример теории массового обслуживания. Документопотоки коммуникационной сети складываются из детерминированных и стационарных. Детерминированный поток вполне определен, в него входит плановая, статистическая, финансовая и другая периодическая документация. Наличие случайного потока документов требует в качестве основного математического инструмента применения теории вероятностей. Термин «вероятность» придает конкретный смысл понятию «случай», т.е. вероятности поступления документа и его обработки могут быть рассчитаны по формулам, известным в теории массового обслуживания.

Потоки документов, образующиеся в компаниях, циркулирующие между ними и служащие для принятия решений, называют документооборотом, который пронизывает всю коммуникационную структуру аппарата управления – совокупность подразделений, исполнителей, наделенных определенными правами, выполняющие конкретные функции управления процессом в иерархической последовательности. Связи между подразделениями опосредуются этой системой документооборота, образующегося из документопотоков как совокупности всех видов документированной информации, и системой обработки данных.

На примере функционирования документооборота в условиях, например, банка нами разработана методика расчета численности управленческих работников информационно-объемным методом. Схема функционирования документопотоков рассматривается как сеть массового обслуживания. Предполагается, что сеть линейная, стохастическая, стационарная, что она работает в установившемся режиме. Это значит, что параметры сети принимают бесконечную последовательность значений, а вероятность поступления документов зависит только от продолжительности периода поступления. Также предполагается, что поток поступающих документов описывается распределением Пуассона, а время, затрачиваемое на обработку одного документа, распределяется по показательному закону (документы функционируют без промедления). Это предположение несколько искажает действительность, так как документы передаются в разное время дня, но оно вполне допустимо для данного исследования.

Определим оценку эффективности обработки документов работниками аппарата управления и последующих рекомендаций по изменению их численности. Затраты на обработку информации запишем в следующем виде:

где З_обр – затраты на обработку информации (документопотоков) подразделений в день; N – количество подразделений; С_і – затраты на обработку информации, приходящейся на один рабочий день работника i-го подразделения (С_і = З_п / n, где З_п – средняя заработная плата работника i-го подразделения; n – количество рабочих дней в месяце); S_i – число работников в i-м подразделении; C₀ – затраты в связи с простоем документов в очереди (C₀ = КВС_iч. Здесь К – коэффициент, учитывающий простой документов, принимаемый из анализа статистических данных (0,1Т); В – время обработки и оформления документов одним работником в бюджете дневного рабочего времени, определяется по формуле В = Ч-Ч/35,85 , где Ч – время работы каждого работника в смену; 35,85% – процесс трудоемкости обработки документов в бюджете рабочего времени; С_iч – затраты на обработку информации, приходящийся на один час рабочего времени); λ_i – суммарная интенсивность потока документов, поступающих в i-е подразделение за день; ω_i – среднее время ожидания в очереди документа в i-м подразделении.

Принимая дополнительное допущение, что документы не классифицированы по приоритету, т.е. в подразделениях для всех документов единая очередь, величину затрат на обработку документов находим на основании теории очередей. Среднее время ожидания документа в очереди в i-м подразделении определим по формуле Эрланга [45, с.75], подставив в нее выражение ψ_i = a_i / m_i; здесь ψ_i – коэффициент загрузки i-го подразделения (m_i – среднее количество документов, которое должно быть обработано одним работником i-го подразделения в день); m_i = B/T_i, (где T_i – суммарная трудоемкость обработки и оформление документов i-го подразделения по формуле T = &aplha;T_док + 0.18L), где &aplha; = 2, коэффициент, учитывающий дополнительную трудоемкость по обработке документов: телефонные разговоры, поиск и т.п.; L – количество документов, проходящих через подразделения.

Таким образом, можно определить затраты на обработку информации для любой численности управленческих работников (любого набора S_i).

Для снижения затрат на обработку информации необходимо найти такие значения величин S_i, при которых значение З_обр = (S₁, S₂, …, S_N) достигает своего минимума. Эти минимальные затраты на обработку информации могут быть получены путем: а) рационального распределения управленческих работников между структурными подразделениями, когда их численность не изменяется («оптимальное распределение работников»), ограничением в этом случае выступает выражение S₁ + S₂ + … + S_N = S_полн = const; б) определения оптимальной численности управленческих работников в структурных подразделениях ( «полная оптимизация» ).

Алгоритм минимизации затрат на обработку информации можно построить методом покоординатного спуска. Численность работников в i –м подразделении устанавливается по формуле

Это условие продиктовано тем, что при S_i ≤ ψ_i наступает «закупорка» очереди, т.е. продолжительность пребывания документов в i-м подразделении будет бесконечной.