3.1.5. Потенциал коммуникационной структуры управления

Бритченко И.Г., Бритченко Г.И.

Инвариантом системы является ее структура, понятие которой вводится для обозначения упорядочения элементов системы и отношений между ними. Все это позволяет рассматривать структуру не просто как потенциальную совокупность отношений между элементами, а как отношения, образующие иерархию отношений. Связи в структурах управления отражают формальные коммуникационные взаимосвязи должностей. Формальные структуры включают систему потенциальных прав и обязанностей, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и другие стандарты поведения, отличающиеся относительной устойчивостью. Именно в обеспечении потенциальной устойчивости, регулярности и предсказуемости развития системы управления заключается задача создания структуры управления как формы ее функций.

Изучение связей в организационных структурах позволяет решить две группы проблем: а) разделение аппарата управления на звенья; б) взаимодействие звеньев между собой. Построение структуры аппарата управления не позволяет ограничиться простым распределением функций между звеньями без анализа связей между ними. Только посредством связей можно координировать функциональные взаимоотношения звеньев. Для характеристики любой структуры необходимо описать не только составные элементы, но и вид связей, потому что уровни управления определяются их содержанием. Коммуникационные связи можно разделить на три основные группы (рис.3.6).

Рис.3.6. Схема типов коммуникационных связей

Первая группа (принцип сбора) характеризуется непосредственной связью звеньев одинаковой организованности, предполагающей неформальное лидерство. Это – простейшая связь, связь по кругу, в виде графа (каждый связан с каждым). Вторая группа на основе принципа концентрации включает схемы коммуникационных связей, отличающиеся опосредованностью. Это связи в виде цепи, штурвала, с одним и двумя центрами, в которых имеются звенья более высокой организованности, выступающие в роли формальных лидеров. Как разновидность следует зафиксировать схему с двойной связью, где добавляется также связь звеньев высокой организованности.

Организационные структуры управления накладывают определенные ограничения на поведение человека, делают его в какой-то мере отличным от поведения в других условиях. В ходе развития организационных процессов структурные формы управления, его отдельные звенья устаревают, нуждаются в обновлении, улучшении. Поэтому большое значение придается развитию неформальных структур управления, различным схемам взаимодействия. Формальная и неформальная структуры управления, схемы их взаимодействия образуют по сути коммуникационную структуру управления (КСУ).

Выявить КСУ можно путем анализа функционирования системы управления. Формальную организационную структуру управления можно рассматривать как коммуникационную только с большой степенью огрубления, так как неформальная КСУ возникает спонтанно. Справедливость этого тезиса подтверждает довод о том, что каналы формальной и неформальной связи дополняют друг друга, подчас существенно перекрывая один другого. Поэтому КСУ в полной мере характеризует система взаимосвязей и взаимозависимостей, функционирующих в процессе управления. Идеальной можно считать ту КСУ, при которой информация для принятия решений в срок поступает заинтересованным лицам.

От формальной организационной структуры управления КСУ выгодно отличается тем, что она не ограничивает развитие горизонтальных связей. В организационных структурах управления (особенно в матричных) с развитыми горизонтальными информационными потоками прослеживаются тенденции придания определенного значения горизонтальным связям, но их роль весьма ограничена. КСУ включает неформальную коммуникацию – общение работников, между которыми нет формальных каналов коммуникации. Неформальная коммуникация может восполнять потребность в информации, которую не могут обеспечить формальные каналы, и способствовать успеху в достижении целей, так как направлена на поиск дополнительной информации по личной инициативе работников. Это позволяет рассматривать КСУ как наложение неформальной коммуникации на организационную структуру управления.

Коммуникационная структура управления является свойством коммуникации, а не ее элементов. Она представляет собой совокупность двух взаимосвязанных подсистем – структуры и коммуникации. Конкретной структуре управления, как совокупности отношений между ее элементами при достижении главной цели, должны соответствовать свои коммуникации как способов связи этих элементов. Механизм взаимодействия элементов системы, разложенных в определенной иерархической последовательности, оказывает влияние на уровень их взаимосвязи.

Временная характеристика КСУ может быть описана иерархией моделей, отражающих процесс ее развития. Фиксированная в определенном интервале, эта временная характеристика дополняется пространственной, рассматриваемой в качестве модели функционирования. Единство моделей функционирования и развития КСУ в целом составляет основу модели организации и совершенствования инфраструктуры управления.

Анализ КСУ позволяет выделить следующие основные принципы их формирования:

комплексный подход (формирование органа управления как коммуникационного узла предполагает выделение функций управления, специализацию органа, согласованность его с другими органами, ликвидацию дублирования на работе и др.; работа органа управления должна представлять собой совокупность связанных между собой мероприятий, направленных на достижение общей цели);

линейное образование как основа КСУ (формирование структур основывается на линейных образованиях как его костяке);

сфера контроля (руководитель не может эффективно управлять подчиненными, число которых превышает норму управляемости как среднего числа работников, ограниченного его возможностями);

примат вертикальных связей перед горизонтальными (вертикальные связи по выполнению функций управления сильнее, чем горизонтальные; нарушение вертикальных связей в конечном счете ведет к срыву выполнения плана);

роль информации как связи между элементами органа управления (здесь концентрируются большие объемы информации, поступающие как с производственных участков, так и «сверху»);

концентрация информации на низших уровнях управления (здесь концентрируются большие объемы информации);

минимальность пути прохождения информации в структурах (это приводит к минимальной звенности структур управления при прочих равных условиях).

Для повышения научной обоснованности потенциала КСУ необходимо не только определить социально-экономические цели организации в данный период времени, но подчинить наиболее эффективному достижению этих целей всю ее деятельность. Сюда входит создание такой структуры, которая обеспечила бы объединение людских, материальных, финансовых, информационных ресурсов в интересах достижения поставленных целей. Для этого в качестве инструмента предлагается воспользоваться методикой анализа эффективности, которая выражается в анализе альтернативных вариантов потенциалов КСУ в соответствии с их возможностями для достижения целей. Эта методика предусматривает упорядочение допустимого ряда альтернативных вариантов потенциальных КСУ соответственно системе критериев предпочтения. Упорядочение производится по величине показателя эффективности Е, искомые значения которого отражают результаты общего мнения и степень согласованности мнений экспертов по каждому варианту потенциальных КСУ. Эффективность вариантов потенциальных КСУ анализируется в такой последовательности:

1. Исходя из системы целей, на предварительном этапе разрабатывается А альтернативных вариантов потенциальным КСУ. Для комплексного анализа эффективности отбирается А' альтернативных вариантов потенциальных КСУ из А, А' ∈ А, удовлетворяющих ограниченным условиям.

2. На основании исследований составляется иерархическая система критериев {K_i}, определяющих значение показателя эффективности.

3. Для количественных оценок каждого из критериев применяется метод экспертного опроса. В результате работы 10 экспертов (на практике оказывается достаточной группа до десяти человек) устанавливаются весовые коэффициенты относительной важности каждого критерия.

4. Все отобранные А' альтернативы КСУ оцениваются по каждому из критериев {K_i}. Для этого составляются две матрицы ||M₁^e|| и ||M₂^e||, имеющие определенное содержание. Горизонтальные строки (j) матриц ||M₂^e|| обозначают сравниваемые варианты КСУ, а вертикальные столбцы (i) – критерии эффективности первого ранга. На пересечении соответствующих строк заносятся среднеарифметические цифровые значения коэффициентов эффективности K_ij, полученные на основе анкетного опроса экспертов. Чтобы найти величину K_ij, для экспертов устанавливается десятибальная шкала предпочтения критериев. Каждый эксперт индивидуально в соответствии со шкалой предпочтения заполняет матрицу ||M₁^e||. Строками этой матрицы являются сравнимые варианты КСУ, столбцами – критерии второго ранга.

Используя «дерево» критериев и матрицу связей критериев и элементов КСУ, эксперты заполняют все 80 клеток матрицы ||M₁^e||. При этом оценка K_ij = 10 назначается для того -го критерия, который имеет наилучшее значение среди всех сравниваемых G_j-ных КСУ. Во всех остальных случаях назначаются оценки K_ij < 10. Необходимость построения дерева критериев вызвана тем, что непосредственное определение экспертом количественных значений критериев первого ранга затруднено и приводит к большим ошибкам, так как от уровня детализации задаваемых критериев существенно зависит достоверность оценок и согласованность действий экспертов. Каждый эксперт дает краткое обоснование принятым им величинам K_ij, после чего повторно заполняет матрицу оценок ||M₁^e||. Числовые оценки у разных экспертов отличаются уже в меньшей степени, чем при первоначальном заполнении. По полученным значениям для каждого варианта КСУ находятся числовые оценки критериев эффективности первого ранга:

где – среднеарифметическое значение коэффициента эффективности первого ранга, K_ij – количественная оценка каждого i-го критерия эффективности второго ранга, назначенная l-тым экспертом; r – количество критериев эффективности второго ранга в соответствующей ветви (группе) дерева критериев.

Матрица среднеарифметических значений , полученных на основе вторичных оценок, принимается в качестве исходных для последующих расчетов.

5. Удельный вес критериев W_k1, W_k2, … W_km, которые отражают относительную значимость их по каждому варианту КСУ и являются усредненными с точки зрения всех экспертов, определяют следующим образом: для каждого критерия K_i первого ранга вычисляется суммарная оценка предпочтений . Затем определяется относительный вес критерия K_i по каждому варианту КСУ:

Искомое усредненное значение веса W_ki критерия K_ij вычисляется как среднеарифметическое значение относительных весов всех 10 экспертов:

6. Используя весомость W_ki критериев, образуют матрицу оценок ||M₃^e|| = [e_ij] альтернативных вариантов КСУ с точки зрения каждого критерия K_i. Этот критерий отражает субъективную величину эффективности A_i КСУ, то есть относительное положение альтернативы КСУ в ранжировании по отношению к критерию K_i. Строки матриц ||M₃^e|| остаются неизменными, а столбцы соответствуют весовым значениям критериев W_ij. Числовые значения [e_ij] элементов матрицы ||M₃^e|| вычисляются как произведения соответствующих весомостей W_ij на цифровую оценку коэффициентов эффективности

Ранжирование представляет собой отображение субъективной классификации альтернативных вариантов потенциальных КСУ по их частной эффективности относительного каждого критерия. Разложение по размерной оценки КСУ на одновременные частные оценки необходимо для сведения результатов частных оценок экспертов, чтобы определить «правильную» общую эффективность. Для этого полученные значения частичного эффекта каждой альтернативы КСУ сводятся к общему показателю. Требуемый синтез оценок заключается в формальном соединении по определенному правилу ||M|| матриц значения [e_ij] в одну ||M₄|| показателя эффективности E_ij. Искомые значения вычисляются как произведение среднеарифметических значений [e_ij] эффективностей КСУ всех 10 экспертов (ε):

Полученный показатель эффективности отражает относительное положение альтернативы КСУ при ранжировании относительно всех критериев K_i.

В таблице 3.6 приведены данные расчета эффективности вариантов коммуникационных структур управления при следующей иерархической системе критериев.

На примере четырех экспертов (ε = 4) и вариантах КСУ G_i (плохой), G_i (удовлетворительный), G_i (хороший) и G_i (отличный) видно, что показатели эффективности соответственно составили 0,198; 0,725; 2,085; 4,982.

(В примере принято четыре эксперта для упрощения расчетов.)

Таблица 3.6. Пример расчета эффективности вариантов коммуникационных структур управления